1. Notre engagement
DG Comptabilité accorde une grande importance à la protection des renseignements personnels. La présente politique décrit les renseignements que nous recueillons par la plateforme DG Fiscal Flow (ci-après « la Plateforme »), les fins pour lesquelles nous les utilisons, les personnes avec qui nous les partageons et les droits dont vous disposez, conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Québec, telle que modifiée par la Loi 25) et à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (Canada).
Personne responsable de la protection des renseignements personnels : la direction de DG Comptabilité, joignable à dgfiscalflow@dgcomptabilite.ca.
2. Renseignements recueillis
Selon les services utilisés, nous pouvons recueillir :
- Identité et coordonnées : nom, adresse, courriel, téléphone, date de naissance, langue de communication.
- Renseignements fiscaux : numéro d'assurance sociale, feuillets, revenus, dépenses, situation familiale et tout document nécessaire à la production de déclarations.
- Paie : renseignements des employés (identité, NAS, salaire, heures, retenues, cotisations syndicales et CCQ, relevés d'emploi).
- Gestion d'immeubles : renseignements des locataires et candidats (bail, loyers, coordonnées, résultats d'enquête de crédit obtenus avec consentement).
- Données financières : factures, relevés bancaires importés, données de QuickBooks en ligne, pièces justificatives.
- Données techniques : journaux de connexion, adresse IP, type d'appareil et de navigateur, jetons de notification.
3. Fins d'utilisation
Nous utilisons ces renseignements pour :
- fournir les services demandés (déclarations, paie, tenue de livres, rapports, gestion locative) ;
- produire et transmettre les formulaires exigés par les autorités (Agence du revenu du Canada, Revenu Québec, CCQ, CNESST, Service Canada) lorsque vous nous en donnez le mandat ;
- communiquer avec vous par courriel, SMS ou notification, et vous facturer ;
- assurer la sécurité de la Plateforme, prévenir la fraude et conserver une piste d'audit ;
- respecter nos obligations légales et professionnelles.
4. Consentement
Votre consentement est recueilli au moment de la collecte, de façon claire et pour des fins précises. Vous pouvez le retirer en tout temps en nous écrivant à dgfiscalflow@dgcomptabilite.ca, sous réserve des renseignements que nous devons conserver en vertu de la loi ou pour exécuter un service déjà en cours.
5. QuickBooks en ligne (Intuit)
Lorsque vous autorisez la connexion de votre compagnie QuickBooks en ligne :
- l'autorisation est donnée explicitement sur la page de consentement d'Intuit ; nous n'avons jamais accès à votre mot de passe Intuit ;
- nous accédons en lecture aux données nécessaires à la tenue de livres de votre dossier (plan de comptes, soldes, transactions, clients, fournisseurs, taxes) ;
- les jetons d'accès sont conservés chiffrés sur nos serveurs et utilisés uniquement pour cette fin ;
- vous pouvez révoquer l'accès à tout moment (dans votre dossier ou depuis votre compte Intuit) ; les jetons sont alors supprimés ;
- les données QuickBooks ne sont ni vendues ni communiquées à des tiers, sauf aux prestataires décrits à la section 6 et dans la stricte mesure nécessaire.
6. Communication à des tiers
Nous ne vendons jamais vos renseignements. Nous pouvons les communiquer uniquement :
- à des prestataires de services agissant pour notre compte et liés par des obligations de confidentialité : hébergement infonuagique et base de données, traitement des paiements (Stripe), envoi de SMS (Twilio), envoi de courriels, stockage interne de documents, QuickBooks en ligne (Intuit) et service d'intelligence artificielle utilisé ponctuellement pour la lecture de documents (le contenu transmis n'est pas utilisé pour entraîner des modèles) ;
- aux autorités gouvernementales lorsque vous nous mandatez pour produire un formulaire ou lorsque la loi l'exige ;
- aux personnes que vous désignez (ex. : un locataire pour un bail, un employé pour son bulletin de paie).
7. Hébergement et communication hors Québec
La Plateforme est hébergée sur une infrastructure infonuagique sécurisée dont certains serveurs ou prestataires peuvent être situés à l'extérieur du Québec ou du Canada. Lorsque c'est le cas, nous nous assurons par contrat que les renseignements bénéficient d'une protection adéquate et nous réalisons l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée exigée par la loi.
8. Conservation
Nous conservons les renseignements aussi longtemps que nécessaire aux fins décrites et pour respecter nos obligations légales (par exemple, six ans pour les registres fiscaux et de paie). Au terme de cette période, ils sont supprimés de façon sécuritaire ou anonymisés.
9. Sécurité
Nous appliquons des mesures de sécurité proportionnées à la sensibilité des renseignements : chiffrement des communications (HTTPS), chiffrement des documents et jetons sensibles, authentification à deux facteurs, contrôle des accès par rôle, journalisation (piste d'audit), sauvegardes et revue régulière des accès. Aucun système n'étant infaillible, nous vous invitons à protéger vos identifiants et à nous signaler toute anomalie.
10. Vos droits
Vous pouvez, en nous écrivant à dgfiscalflow@dgcomptabilite.ca :
- accéder aux renseignements que nous détenons à votre sujet et en obtenir une copie ;
- demander la rectification de renseignements inexacts ou incomplets ;
- retirer votre consentement ou demander la cessation de la diffusion d'un renseignement ;
- obtenir vos renseignements dans un format technologique structuré et couramment utilisé (portabilité) ;
- poser toute question ou formuler une plainte. Nous répondons dans les 30 jours. Vous pouvez aussi vous adresser à la Commission d'accès à l'information du Québec ou au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.
11. Incidents de confidentialité
Tout incident impliquant un renseignement personnel est consigné dans un registre. Si un incident présente un risque de préjudice sérieux, nous en avisons la Commission d'accès à l'information et les personnes concernées avec diligence, conformément à la loi.
12. Témoins (cookies) et stockage local
La Plateforme utilise uniquement des témoins et un stockage local techniques (jetons de session, préférences d'affichage). Aucun témoin publicitaire ni outil de suivi tiers n'est utilisé.
13. Mineurs
La Plateforme n'est pas destinée aux personnes de moins de 18 ans ; nous ne recueillons pas sciemment leurs renseignements sans le consentement du titulaire de l'autorité parentale.
14. Modifications
La présente politique peut être mise à jour. La version en vigueur et sa date de mise à jour sont publiées sur cette page.
15. Nous joindre
DG Comptabilité 412, rue J.R. -Théberge, Chicoutimi, Qc, G7J 3R9 Courriel : dgfiscalflow@dgcomptabilite.ca Téléphone : 4183764298